Assemblée générale de copropriété : le guide complet
Convocation, quorum, majorités et procurations.
Au sommaire
- Ce que dit la loi belge
- Qui peut demander un changement de syndic
- Le délai à ne surtout pas rater
- Comment rédiger les points de l'ordre du jour
- Le courrier type à envoyer
- Quelle majorité faut-il réunir
- Ce qu'il faut vérifier dans le contrat en cours
- La transmission du dossier
- La décharge, à ne pas confondre avec la révocation
- Que faire si le syndic bloque
- Le calendrier type, mois par mois
Ce que dit la loi belge
Le régime de la copropriété est organisé par le Livre 3 du Code civil, titre 4, sous-titre 3 (articles 3.78 à 3.100), en vigueur depuis le 1er septembre 2021. Il s'agit d'une recodification : les anciens articles 577-2 à 577-14 ont simplement été renumérotés. Si vous lisez un contenu qui cite encore les articles 577-x, ce n'est pas nécessairement faux sur le fond, mais c'est un signe qu'il n'a pas été mis à jour.
Sur le changement de syndic, trois principes structurent tout le reste :
- Le mandat du syndic ne peut pas excéder trois ans (art. 3.89, § 1er). Il peut être renouvelé, mais uniquement par une décision expresse de l'assemblée générale. Une clause de reconduction tacite dans le contrat est sans effet.
- L'assemblée générale peut toujours révoquer le syndic (art. 3.89, § 7). Aucun motif n'est légalement exigé.
- Le seul fait de ne pas renouveler le mandat ne peut donner lieu à une indemnité (art. 3.89, § 1er).
Vérifiez d'abord si votre mandat n'est pas déjà expiré. Le renouvellement devant être exprès, il peut arriver qu'une copropriété découvre que le mandat de son syndic est arrivé à échéance depuis un ou deux ans sans avoir jamais été reconduit par un vote. Reprenez les procès-verbaux des trois dernières assemblées et cherchez le point « renouvellement du mandat du syndic ».
Qui peut demander un changement de syndic
Trois voies existent, et elles ne demandent pas le même effort.
Un copropriétaire seul
Tout copropriétaire peut faire inscrire un point à l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire, à condition de respecter le délai décrit plus bas. Il n'a besoin de convaincre personne pour inscrire le point. Il devra en revanche convaincre l'assemblée pour le faire voter.
Le conseil de copropriété
Le conseil de copropriété est obligatoire dans les immeubles de vingt lots ou plus, à l'exclusion des caves, garages et parkings (art. 3.90). Sa mission légale est de veiller à la bonne exécution par le syndic de ses missions. En pratique, c'est presque toujours lui qui pilote un changement : il constitue le dossier, sollicite les offres concurrentes et transmet la proposition de point à l'ordre du jour.
Un cinquième des quotes-parts
Un ou plusieurs copropriétaires détenant au moins un cinquième des quotes-parts peuvent exiger la convocation d'une assemblée générale extraordinaire (art. 3.87, § 2). Le syndic doit alors envoyer la convocation dans les trente jours de la réception de la demande. C'est la voie à privilégier quand l'assemblée ordinaire est encore loin et que la situation ne peut pas attendre.
Le délai à ne surtout pas rater
C'est le point sur lequel les copropriétés se font le plus souvent piéger. L'assemblée générale ordinaire se tient pendant une période annuelle de quinze jours, fixée non pas dans les statuts mais dans le règlement d'ordre intérieur de votre copropriété (art. 3.85, § 3, 3°). Cette précision compte : beaucoup de sites écrivent « fixée dans les statuts », ce qui n'est plus exact depuis la réforme de 2018.
Les propositions écrites de points à l'ordre du jour doivent parvenir au syndic au moins trois semaines avant le premier jour de cette période de quinze jours (art. 3.87, § 2 et § 3).
| Étape | Délai légal |
|---|---|
| Demande d'inscription d'un point à l'ordre du jour | ≥ 3 semaines avant le premier jour de la période de 15 jours |
| Convocation de l'assemblée générale par le syndic | ≥ 15 jours avant la date de l'AG, sauf urgence |
| Convocation d'une AG extraordinaire demandée par ≥ 1/5 des quotes-parts | Dans les 30 jours de la réception de la demande |
| Transmission du procès-verbal aux ayants droit | Dans les 30 jours de l'AG |
| Affichage de l'extrait de désignation du nouveau syndic | Dans les 8 jours de la prise de cours de la mission |
| Transmission du dossier complet par le syndic sortant | Dans les 30 jours de la fin du mandat |
| Contestation d'une décision devant le juge de paix | Dans les 4 mois de la date de l'AG |
Envoyez par recommandé. C'est la seule façon de prouver la date à laquelle votre demande est parvenue au syndic. Si le point n'est pas inscrit et que vous n'avez pas de preuve d'envoi, vous perdez une année.
Comment rédiger les points de l'ordre du jour
Il faut deux points distincts et explicites, pas un seul :
- « Révocation du mandat du syndic [nom] » ou « Non-renouvellement du mandat du syndic [nom] »
- « Nomination de [nom du candidat] en qualité de syndic et approbation de son contrat de syndic »
Pourquoi deux points ? Parce qu'un vote sur un point qui ne figure pas à l'ordre du jour est annulable (art. 3.92, § 3), et parce que la nomination du syndic et l'approbation de son contrat forment un tout : l'assemblée ne vote pas seulement un nom, elle vote des conditions.
Joignez à votre demande les offres concurrentes et le projet de contrat de chaque candidat. Une assemblée qui découvre les offres le jour même ne vote pas sereinement.
Le courrier type à envoyer au syndic
Envoi recommandé, au moins trois semaines avant le premier jour de la période d'assemblée fixée par votre règlement d'ordre intérieur. Remplacez les mentions entre crochets, et gardez une copie de la preuve de dépôt : c'est elle qui compte en cas de contestation.
[Vos nom et prénom] [Votre adresse] [Code postal et commune] À l'attention de [nom du syndic] [adresse du syndic] Envoi recommandé [Lieu], le [date] Objet : demande d'inscription de points à l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire Madame, Monsieur, En ma qualité de copropriétaire du lot [numéro] de l'immeuble sis [adresse complète de l'immeuble], je vous demande, conformément à l'article 3.87, § 2, du Code civil, d'inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale ordinaire les deux points suivants : 1. Révocation du mandat de syndic de [nom du syndic actuel] — ou, selon le cas : non-renouvellement du mandat de syndic de [nom du syndic actuel]. 2. Nomination de [nom du candidat] en qualité de syndic et approbation de son contrat de syndic, dont le projet est joint à la présente. Je joins à ce courrier [nombre] offre(s) de candidat(s), accompagnée(s) du projet de contrat correspondant, afin que l'assemblée puisse délibérer en connaissance de cause. Je vous demande de bien vouloir me confirmer par écrit la bonne réception de la présente et l'inscription effective de ces points à l'ordre du jour. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. [Signature] [Nom et prénom] Annexes : [offres et projets de contrat]
Trois erreurs qui font tomber la demande. Envoyer par simple e-mail sans accusé de réception : vous n'aurez aucune preuve. Formuler un seul point au lieu de deux : l'assemblée peut révoquer sans pouvoir nommer, et l'immeuble se retrouve sans syndic. Envoyer trop tard : le délai se compte à partir du premier jour de la période d'assemblée prévue par le règlement d'ordre intérieur, pas de la date de l'assemblée elle-même.
Quelle majorité faut-il réunir
Bonne nouvelle : ni les deux tiers, ni les quatre cinquièmes. La révocation du syndic comme la nomination de son successeur se décident à la majorité absolue des voix exprimées par les copropriétaires présents ou représentés au moment du vote (art. 3.87, § 8).
Deux règles de calcul font toute la différence :
- Les abstentions, les votes blancs et les votes nuls ne sont pas considérés comme des voix émises. La majorité se calcule donc sur les voix effectivement exprimées, pas sur le total des quotes-parts présentes.
- L'assemblée doit d'abord délibérer valablement. Le quorum est atteint si, à l'ouverture de la séance, plus de la moitié des copropriétaires détenant au moins la moitié des quotes-parts sont présents ou représentés, ou si les présents détiennent plus de trois quarts des quotes-parts. À défaut, une deuxième assemblée est convoquée après un délai d'au moins quinze jours, et elle délibère quel que soit le nombre de présents.
Attention aux procurations. Nul ne peut accepter plus de trois procurations de vote, sauf si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) n'excède pas dix pour cent du total des voix de l'ensemble des lots. Et le syndic ne peut pas être le mandataire d'un copropriétaire à l'assemblée.
Ce qu'il faut vérifier dans le contrat en cours
Avant de voter, prenez une heure pour relire le contrat de syndic. Cinq points méritent votre attention.
- La date d'échéance exacte du mandat, et la trace du vote de renouvellement à chaque assemblée.
- L'existence d'un préavis contractuel ou d'une indemnité de rupture anticipée. La révocation du mandat n'ouvre droit à aucune indemnité, mais une rupture du contrat avant son terme peut activer une clause contractuelle. La nuance est importante.
- La liste forfait / prestations complémentaires. Le contrat doit contenir la liste des prestations couvertes par le forfait et celle des prestations complémentaires avec leur rémunération (art. 3.89, § 1er). Une prestation qui n'y figure pas ne peut pas être facturée, sauf décision de l'assemblée générale.
- Les frais de transfert de dossier. La transmission du dossier est une obligation légale : elle ne peut pas être conditionnée au paiement d'honoraires.
- Les contrats liés. Tout contrat entre l'ACP et le syndic, ses parents ou alliés jusqu'au troisième degré, ou une société dans laquelle ces personnes ont une participation ou une fonction dirigeante, requiert l'autorisation préalable de l'assemblée générale.
La transmission du dossier
Le Code civil ne prévoit qu'un seul délai : trente jours, à compter de la fin du mandat, et non de la date de l'assemblée. Ce délai couvre d'un seul tenant l'ensemble du dossier de gestion de l'immeuble : la comptabilité, les actifs dont le syndic avait la gestion, l'historique des sinistres, le compte sur lequel ils ont été réglés, ainsi que les documents prouvant l'affectation de toute somme absente des comptes financiers de la copropriété (art. 3.89, § 5, 7°).
Une idée fausse répandue. On lit fréquemment que le syndic sortant aurait « trente jours pour les documents, puis trente jours supplémentaires pour le solde des comptes ». Cette règle n'existe pas en droit belge. Il s'agit probablement d'une confusion avec le régime français, ou avec un autre délai de trente jours prévu par la loi, celui dont dispose le syndic pour communiquer l'état des sommes dues par un copropriétaire, notamment en cas de vente.
Pour les syndics inscrits à l'IPI s'ajoute une obligation déontologique utile : le syndic sortant et son successeur doivent établir un inventaire détaillé des pièces transmises (art. 85 du Code de déontologie). Exigez-le. C'est ce document qui permettra, plus tard, d'établir ce qui manquait et ce qui a été perdu.
La décharge, à ne pas confondre avec la révocation
La décharge est le quitus donné au syndic pour sa gestion. C'est un point distinct de la révocation, et il ne devrait jamais être voté au même moment.
La raison est simple : on ne peut décharger quelqu'un de sa gestion qu'en connaissance des comptes de l'exercice concerné, une fois ceux-ci approuvés. Voter la décharge le jour de la révocation, avant même d'avoir vu les comptes définitifs et le dossier transmis, revient à renoncer par avance à toute contestation.
La pratique saine consiste à voter la décharge lors de l'assemblée qui suit l'approbation des comptes de l'exercice pendant lequel le syndic était en fonction.
Que faire si le syndic bloque
Il n'inscrit pas le point à l'ordre du jour
Un point régulièrement demandé dans les délais doit être inscrit. À défaut, réunissez un cinquième des quotes-parts pour exiger une assemblée générale extraordinaire. Si le syndic reste en défaut de convoquer dans les trente jours, la loi permet aux demandeurs de convoquer eux-mêmes.
Il ne transmet pas le dossier
Documentez chaque relance par écrit. Le manquement à l'obligation de transmission constitue une faute disciplinaire sanctionnable par la Chambre exécutive de l'IPI, indépendamment de toute action civile.
Il est absent, ou il ne fait plus rien
En cas d'empêchement ou de carence du syndic, tout copropriétaire peut demander au juge de paix la désignation d'un syndic provisoire, dont le juge fixe la durée (art. 3.89, § 8).
Ne confondez pas cette figure avec l'administrateur provisoire de l'ACP (art. 3.92, § 2), qui vise des situations bien plus graves : un équilibre financier gravement compromis, ou l'impossibilité pour l'association d'assurer la conservation de l'immeuble ou sa conformité aux obligations légales. Cette demande se fait par requête unilatérale signée par un avocat, et l'administrateur provisoire se substitue alors à l'assemblée générale pour les missions déterminées par le juge.
À noter : un syndic désigné par jugement ne peut être révoqué que par le juge, et non par l'assemblée générale.
Le calendrier type, mois par mois
Prenons une copropriété dont le règlement d'ordre intérieur fixe la période d'assemblée générale à la première quinzaine de mai.
| Quand | Ce que vous faites |
|---|---|
| Janvier | Le conseil relit le contrat en cours et identifie la date d'échéance du mandat. |
| Février | Sollicitation de deux à trois offres, avec projet de contrat complet pour chacune. |
| Mi-mars | Comparaison des offres, rencontre des candidats, avis du conseil. |
| Avant le 10 avril | Envoi recommandé au syndic de la demande d'inscription des deux points, soit au moins trois semaines avant le 1er mai. |
| Mi-avril | Réception de la convocation, envoyée au moins quinze jours avant l'assemblée. |
| Première quinzaine de mai | Assemblée générale : vote de la révocation, puis de la nomination et du contrat. |
| Dans les 8 jours | Affichage de l'extrait de désignation du nouveau syndic à l'entrée de l'immeuble, mise à jour de la Banque-Carrefour des Entreprises. |
| Dans les 30 jours | Transmission du procès-verbal, puis transmission du dossier complet avec inventaire contradictoire. |
| Assemblée suivante | Vote de la décharge du syndic sortant, une fois les comptes approuvés. |
Questions fréquentes
Le syndic sortant peut-il facturer des frais pour la transmission du dossier ?
Non, sauf si son contrat prévoit expressément cette prestation et son tarif. L'article 3.89, § 1er, alinéa 2, impose un contrat écrit reprenant la liste des prestations forfaitaires et celle des prestations complémentaires avec leur rémunération ; toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à rémunération, sauf décision de l'assemblée générale. La remise complète du dossier de gestion dans les trente jours de la fin du mandat reste une obligation légale (article 3.89, § 5, 7°).
Un copropriétaire peut-il devenir syndic de son propre immeuble ?
Oui : l'assemblée générale peut désigner un copropriétaire comme syndic non professionnel, à la majorité absolue. Ses missions sont celles de l'article 3.89, § 5 : exécuter les décisions, tenir la comptabilité, gérer les comptes distincts ouverts au nom de l'association des copropriétaires, souscrire l'assurance responsabilité. Il convoque en outre l'assemblée générale conformément à l'article 3.87, § 2. L'exercice à titre professionnel reste réservé aux agents immobiliers agréés par l'IPI, et le mandat n'excède pas trois ans.
Que se passe-t-il si aucun nouveau syndic n'est désigné ?
Le juge de paix peut nommer un syndic à la requête de tout copropriétaire ou de tout tiers ayant un intérêt (article 3.89, § 1er). À défaut de syndic, le conseil de copropriété, ou à défaut le président de la dernière assemblée générale, ou à défaut des copropriétaires réunissant un cinquième des quotes-parts, peuvent convoquer l'assemblée aux fins de nommer un syndic (article 3.87, § 2).
L'argent de la copropriété part-il avec le syndic sortant ?
Non. Le fonds de roulement et le fonds de réserve appartiennent à l'association des copropriétaires et sont placés sur des comptes distincts ouverts à son nom. Le syndic administre ces fonds sans en être propriétaire : changer de syndic change le mandataire, pas le titulaire des comptes. Le syndic sortant transmet la comptabilité et les actifs dans les trente jours suivant la fin de son mandat (article 3.89, § 5, 7°).
Le syndic peut-il démissionner en cours de mandat ?
Oui, mais la loi ne l'organise pas : c'est le contrat de syndic qui fixe le préavis et les conditions du renom, complété par le droit commun du mandat. Quelle que soit la cause de la fin du mandat, le syndic transmet l'ensemble du dossier de gestion dans les trente jours (article 3.89, § 5, 7°). Une assemblée générale doit désigner le successeur ; à défaut, le juge de paix peut y pourvoir.
À partir de quand le nouveau syndic est-il officiellement en fonction ?
Dès la prise de cours de sa mission, telle que fixée par l'assemblée générale. Dans les huit jours, un extrait de l'acte de désignation est affiché de manière inaltérable et visible à l'entrée de l'immeuble : coordonnées du syndic, date de désignation, lieu de consultation du règlement d'ordre intérieur et du registre des décisions (article 3.89, § 2). Les données du syndic sont également reprises à la Banque-Carrefour des Entreprises.
Vous envisagez de changer de syndic ?
Nous lisons votre contrat actuel, nous vous fournissons le courrier type à envoyer et nous venons présenter notre offre à votre assemblée si votre conseil le souhaite. Gratuitement, et sans engagement.
Guide à jour au 24 août 2026, sur la base du Code civil belge, Livre 3, titre 4, sous-titre 3 (articles 3.78 à 3.100) et du Code de déontologie de l'IPI. Cette page fournit une information générale et ne constitue pas un conseil juridique individualisé. Pour une situation particulière, adressez-vous à votre syndic, à un avocat ou au juge de paix compétent.
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