Changer de syndic en Belgique : la procédure complète
Majorités, délais et transmission du dossier.
Au sommaire
- Quand se tient l'assemblée générale ordinaire
- Comment provoquer une assemblée extraordinaire
- La convocation : forme, délai, contenu
- Faire inscrire un point à l'ordre du jour
- Le quorum : quand l'assemblée peut-elle délibérer
- Les quatre majorités, et ce qu'elles décident
- Les procurations
- Le procès-verbal
- Contester une décision
- Sept erreurs qui reviennent chaque année
Quand se tient l'assemblée générale ordinaire
L'assemblée générale ordinaire se tient chaque année pendant une période de quinze jours fixée par le règlement d'ordre intérieur de la copropriété (art. 3.85, § 3, 3° et art. 3.87, § 2).
Attention à la terminologie, souvent malmenée. Depuis la réforme entrée en vigueur au 1er janvier 2019, il faut distinguer :
- les statuts, c'est-à-dire l'acte de base et le règlement de copropriété, établis en acte authentique et transcrits ;
- le règlement d'ordre intérieur, document distinct, sous seing privé, bien plus simple à modifier, qui contient notamment la période de l'assemblée, les règles de convocation et de fonctionnement, ainsi que le mode de nomination du syndic et la durée de son mandat.
Si un contenu vous indique que la période de l'assemblée est fixée « dans les statuts », il n'a pas été mis à jour depuis 2018.
Comment provoquer une assemblée extraordinaire
Un ou plusieurs copropriétaires détenant au moins un cinquième des quotes-parts peuvent exiger la convocation d'une assemblée générale extraordinaire. Le syndic doit envoyer la convocation dans les trente jours de la réception de la demande (art. 3.87, § 2). S'il reste en défaut, la loi permet aux demandeurs de convoquer eux-mêmes l'assemblée.
C'est l'outil à connaître quand un sujet ne peut pas attendre l'assemblée annuelle : un sinistre majeur, une chaufferie hors service, un syndic qui ne répond plus.
La convocation : forme, délai, contenu
La convocation doit être communiquée quinze jours au moins avant la date de l'assemblée, sauf urgence (art. 3.87, § 3).
Elle se fait par envoi recommandé, sauf si le destinataire a accepté, individuellement, explicitement et par écrit, un autre moyen de communication. Un accord général « par e-mail pour tout le monde » voté en assemblée ne suffit pas : l'accord doit être individuel.
Elle doit mentionner le lieu, le jour et l'heure de l'assemblée, indiquer l'ordre du jour point par point, et être accompagnée des documents relatifs à ces points. Recevoir une convocation avec un point « travaux de toiture » sans devis ni descriptif ne permet pas de voter en connaissance de cause.
Faire inscrire un point à l'ordre du jour
Les propositions écrites des copropriétaires ou du conseil de copropriété doivent parvenir au syndic au moins trois semaines avant le premier jour de la période de quinze jours pendant laquelle l'assemblée doit se tenir.
Pourquoi c'est capital : l'assemblée ne peut valablement délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour. Une décision prise sur un point non inscrit est annulable. En clair, un sujet oublié, c'est un sujet reporté d'un an.
Rédigez vos points de manière opérationnelle : pas « discuter de la toiture », mais « approbation du devis de l'entreprise X pour la réfection de la toiture, pour un montant de Y euros, et de son financement par prélèvement sur le fonds de réserve ». Un point mal formulé produit une décision inapplicable.
Le quorum : quand l'assemblée peut-elle délibérer
L'assemblée délibère valablement si, au début de la séance, l'un des deux quorums suivants est atteint (art. 3.87, § 5) :
- plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés, et ils détiennent au moins la moitié des quotes-parts ;
- ou les copropriétaires présents ou représentés détiennent plus de trois quarts des quotes-parts.
Si aucun quorum n'est atteint, une deuxième assemblée est convoquée après un délai d'au moins quinze jours. Celle-ci délibère valablement quel que soit le nombre de présents et de quotes-parts représentées.
La conséquence, rarement anticipée : une deuxième assemblée peut voir des décisions importantes prises par une poignée de copropriétaires. Si vous n'êtes pas venu à la première parce que « de toute façon il n'y aura pas de quorum », vous prenez le risque que tout se décide sans vous à la seconde.
Les quatre majorités, et ce qu'elles décident
C'est le cœur du fonctionnement de l'assemblée. Quatre niveaux existent, et la règle par défaut est la majorité absolue.
| Majorité | Principales décisions concernées |
|---|---|
| Majorité absolue Règle par défaut |
Approbation des comptes et du budget · nomination et révocation du syndic · nomination du conseil de copropriété et du commissaire aux comptes · décharge · travaux d'entretien courant · tout ce qui n'est pas expressément soumis à une majorité renforcée |
| Deux tiers | Modification des statuts portant sur la jouissance, l'usage ou l'administration des parties communes · tous travaux affectant les parties communes, hors entretien courant et actes conservatoires · fixation du montant à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire · travaux réalisés par l'ACP sur des parties privatives aux frais du copropriétaire concerné |
| Quatre cinquièmes | Toute autre modification des statuts, y compris la modification de la répartition des charges · modification de la destination de l'immeuble · reconstruction ou remise en état après destruction partielle · acquisition ou acte de disposition de biens immobiliers communs · démolition ou reconstruction totale pour raisons de salubrité, de sécurité ou de coût disproportionné · décision de ne pas constituer le fonds de réserve obligatoire |
| Unanimité | Modification de la répartition des quotes-parts de copropriété |
Une règle de calcul commune à toutes ces majorités : les abstentions, les votes blancs et les votes nuls ne sont pas considérés comme des voix émises (art. 3.87, § 8). La majorité se calcule sur les voix effectivement exprimées.
Le seuil de mise en concurrence n'est pas fixé par la loi. C'est l'assemblée générale qui détermine, à la majorité des deux tiers, le montant à partir duquel plusieurs devis deviennent obligatoires. Si un site vous annonce un montant légal, il se trompe. Si votre copropriété n'a jamais voté ce seuil, c'est un excellent point à inscrire au prochain ordre du jour.
Les procurations
Le mandat doit être nominatif et écrit. Trois règles encadrent son usage (art. 3.87, § 7) :
- Nul ne peut accepter plus de trois procurations de vote.
- Exception : un mandataire peut en recevoir davantage si le total des voix dont il dispose, les siennes comprises, n'excède pas dix pour cent du total des voix de l'ensemble des lots.
- Le syndic ne peut pas être le mandataire d'un copropriétaire à l'assemblée générale.
Ces limites existent pour éviter qu'une poignée de personnes ne contrôle mécaniquement l'assemblée. Vérifiez-les à l'ouverture de la séance : une procuration irrégulière peut fragiliser une décision.
Le procès-verbal
Le procès-verbal est signé à l'issue de la séance par le président, le secrétaire et tous les copropriétaires encore présents. Ne partez pas avant la fin si vous voulez que votre signature y figure.
Le syndic consigne ensuite les décisions au registre et les transmet aux ayants droit dans les trente jours de l'assemblée.
Relisez-le sérieusement à réception. C'est le document qui fera foi : c'est lui qui fonde l'exécution des travaux, les appels de fonds, la mise à jour de la Banque-Carrefour des Entreprises en cas de changement de syndic, et c'est lui qui servira de référence en cas de contestation.
Contester une décision
Tout copropriétaire à qui une décision cause un préjudice personnel peut la contester devant le juge de paix du lieu de situation de l'immeuble, pour irrégularité, fraude ou abus de droit.
Le délai est de quatre mois à compter de la date de l'assemblée générale (art. 3.92, § 3). Il s'agit d'un délai de forclusion : passé ce cap, la décision devient définitive, même si elle était irrégulière.
Pour les occupants qui n'ont pas le droit de vote, comme les locataires ou les titulaires de certains droits réels ou personnels, l'action doit être intentée dans les deux mois de la communication de la décision, et au plus tard dans les quatre mois de la date de l'assemblée (art. 3.93, § 5).
À noter également : le syndic doit communiquer les informations qui lui sont demandées dans un délai de quinze jours (art. 3.94, § 1er).
Sept erreurs qui reviennent chaque année
- Voter la décharge du syndic en même temps que sa révocation. La décharge doit se voter en connaissance des comptes approuvés, donc plus tard.
- Formuler un point trop vague. « Voir pour la toiture » ne produit aucune décision exécutable.
- Rater le délai de trois semaines pour inscrire un point à l'ordre du jour, et perdre une année.
- Ne pas venir à la première assemblée en comptant sur l'absence de quorum, alors que la deuxième délibère sans condition de présence.
- Confondre majorité des présents et majorité des voix exprimées. Les abstentions ne comptent pas comme des voix émises.
- Accepter plus de trois procurations sans vérifier la règle des dix pour cent.
- Ne pas voter le seuil de mise en concurrence. Sans ce seuil, rien n'oblige formellement à comparer plusieurs devis.
Questions fréquentes
Un locataire peut-il assister à l'assemblée générale ?
Non : l'assemblée générale est composée des titulaires du droit de vote, pas des locataires. Le syndic doit toutefois leur communiquer la date des assemblées par affichage dans les parties communes, afin qu'ils puissent formuler par écrit leurs demandes ou observations relatives aux parties communes (article 3.89, § 5, 6°). Un occupant sans droit de vote peut aussi demander au juge d'annuler une décision irrégulière, frauduleuse ou abusive qui lui cause un préjudice propre.
Puis-je venir à l'assemblée générale accompagné de mon avocat ou d'un expert ?
Oui, à condition d'en avertir le syndic par envoi recommandé au moins quatre jours ouvrables avant l'assemblée (article 3.87, § 1er). La personne qui vous assiste n'a pas le droit de vote et ne peut ni diriger ni monopoliser la discussion. Se faire assister n'est pas se faire représenter : la représentation suppose une procuration désignant nommément le mandataire.
Le syndic préside-t-il l'assemblée générale ?
Non : l'assemblée générale est présidée par un copropriétaire. Le syndic convoque, rédige le procès-verbal en y indiquant les majorités obtenues et le nom des copropriétaires ayant voté contre ou s'étant abstenus, puis exécute les décisions. Il ne peut pas intervenir comme mandataire d'un copropriétaire, ni participer aux délibérations et aux votes relatifs à la mission qui lui est confiée (article 3.87).
Une assemblée générale peut-elle se tenir en visioconférence ?
Oui, si la convocation le prévoit et en organise le déroulement : chaque copropriétaire participe physiquement ou à distance (article 3.87, § 1er). Les modalités pratiques — vérification des présences, débats, bulletins et délais de vote, contenu du procès-verbal — doivent être définies au préalable. Les copropriétaires peuvent par ailleurs prendre par écrit et à l'unanimité toute décision relevant de l'assemblée générale, sauf celles exigeant un acte authentique.
Qui vote quand le lot est en usufruit ou en indivision après une succession ?
Les intéressés désignent un mandataire commun et communiquent son identité par écrit au syndic ; jusque-là, le droit de participation aux délibérations est suspendu (article 3.87, § 1er). Ce mandataire est convoqué, exerce le droit de vote et reçoit tous les documents émanant de l'association des copropriétaires. Si l'un des intéressés ne peut prendre part à cette désignation, les autres désignent valablement le mandataire.
Une assemblée générale se tient entre le compromis et l'acte : qui vote et qui paie ?
Le vendeur reste copropriétaire et vote jusqu'à la passation de l'acte authentique ; l'acheteur n'y participe que muni d'une procuration. Financièrement, l'acheteur supporte les charges extraordinaires et les appels de fonds décidés lors de cette assemblée s'il disposait d'une procuration pour y assister, sauf clause contraire entre parties (article 3.94, § 2). Les charges ordinaires lui incombent à partir du jour où il peut jouir des parties communes.
Votre assemblée générale mérite mieux qu'une formalité
Ordre du jour construit avec le conseil, documents joints à la convocation, séance animée, procès-verbal clair. C'est notre façon de travailler.
Guide à jour au 24 août 2026, sur la base du Code civil belge, Livre 3, titre 4, sous-titre 3 (articles 3.78 à 3.100). Cette page fournit une information générale et ne constitue pas un conseil juridique individualisé.
À lire aussi
Fonds de roulement et fonds de réserve
Deux fonds, deux comptes, deux logiques.